Ein Newsletter in der vioma: Von der Redaktion bis zum Versand

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Wir finden sie sicherlich mindestens einmal täglich in unserem Online-Postfach: Newsletter. Aber wie läuft ein Newsletter-Versand im Hintergrund genau ab? Um mir diese Frage zu beantworten, habe ich meiner Kollegin Jennifer über die Schulter geschaut.

Voraussetzung und drei Optionen für einen Newsletter mit der vioma

Die Voraussetzung für einen Newsletter-Versand mit der vioma ist das eigenprogrammierte Newsletter-System Penfriend. Im ersten Schritt wird für den Neukunden ein Design erstellt, wobei im Laufe der Zeit auch Redesigns auf Wunsch möglich sind.

Im Allgemeinen bieten wir drei Optionen für einen Newsletter-Versand:

1) Im ersten Fall liegt die komplette Erstellung und Ausarbeitung des Newsletters über alle Prozesse hinweg in der Hand der vioma. Absprachen mit dem Kunden finden regelmäßig statt.

2) Die nächste Option ist, dass der Kunde das Texten des Newsletters übernimmt und wir die Umsetzung der Grafik und der Technik betreuen.

3) Die dritte Möglichkeit überlässt dem Kunden die selbstständige Erstellung des Newsletters, während wir lediglich einen Check und den Versand vornehmen.

Im Folgenden gehe ich näher auf den ersten Fall ein, um den vollständigen Prozess eines Newsletters zu rekonstruieren. Dabei koordiniert der Kundenberater prozessübergreifend alle internen Schritte und steht in direktem Kontakt zu dem Kunden.

Die Vorbereitung

In der Vorbereitung holen wir grundlegende Infos ein und klären Fragen ab. - In welchen Sprachen soll der Newsletter erscheinen? Welcher Mitarbeiter übersetzt intern gegebenenfalls den Newsletter? Wann soll der Newsletter versandt werden? Welchen Wunsch hat der Kunde bezüglich der Themen und Bilder? Sind die ausgewählten Pauschalen für den gewünschten Zeitraum buchbar?

Die Umsetzung

Die Umsetzungsphase ist gekennzeichnet von der Erstellung und diversen Anpassungen des Newsletters. Die Redaktion kümmert sich unter Rücksprache mit dem Kundenberater um die Texterstellung. Nun fügt unsere Projekte-Abteilung den Text mit den weiteren Inhalten wie Pauschalen und Bildern des Newsletter in unserem Content Management System Condeon zusammen. Im Anschluss werden Layout, sämtliche Funktionen und Preis-Angaben geprüft. Da der Kundenberater seine Kunden am besten kennt, liest er den ausgearbeiteten Entwurf Korrektur, um Auffälligkeiten weiterzugeben.

Im Falle eines fremdsprachigen Newsletters kontrolliert die Marketing-Abteilung die Schlüssigkeit der Angebote, die Vollständigkeit der Übersetzungen und die Verlinkungen der Pauschalen. Zudem wir die Übersetzung von einer dritten Person gegengelesen, um eine fehlerfreie Übersetzung zu garantieren. Analog zu dem Original-Newsletter wird ein Grundcheck durchgeführt.

Die finale Freigabe des Newsletters erfolgt vom Kunden über einen Vorschaulink. Individuelle Wünsche oder Verbesserungsvorschläge werden berücksichtigt und in dem Newsletter mitaufgenommen.

Die Vorbereitung des Versands

Die Technik importiert regelmäßig neue Adressen des Kunden, die von dem Newsletter-System automatisch abgegelichen werden. Vor dem Test-Versand werden die Titel der Newsletter und die Anrede im Newsletter (Personalisiert vs. unpersonalisiert) endgültig festgelegt.

Der Versand

Die Technik integriert nun einen Tracking Code, um den Erfolg des Newsletters messen zu können. Sobald der Test-Versand vom Kundenberater und der Technik bezüglich Layout und Funktionen begutachtet worden ist, findet eine abschließende inhaltliche Freigabe durch den Kundenberater statt. Der Newsletter-Versand kann nun endgültig starten.

Die Erstellung des Newsletters wird mit dem vioma Stundensatz von 90€ pro Stunde je nach Arbeitszeit abgerechnet.

Bilanz eines Newsletterversands

Um den Erfolg des Newsletters zu messen, analysiert der Kundenberater circa vier Tage nach dem Versand die Reichweite in Form von Öffnungsraten, Buchungen und Anfragen des Newsletters.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass ein Newsletter-Versand von prozessübergreifenden Optimierungen und Anpassungen geprägt ist, die im Dialog mit dem Kunden und intern mit den Abteilungen entstehen. So kann ein gelungener Newsletter-Versand realisiert werden.

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