Grundsätze der Datenverarbeitung bei der vioma GmbH
Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die:
vioma GmbH
Industriestraße 27
77656 Offenburg
Deutschland
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite:https://www.vioma.de/de/company/impressum/
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.
Pipedrive
CRM-System zur Verarbeitung von Kundenaufträgen und vorvertraglichen Maßnahmen
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten im CRM-System Pipdrive der Firma Pipedrive OÜ (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) dient der Abwicklung Ihrer Aufträge im Rahmen des mit vioma GmbH geschlossenen Dienstleistungsvertrags sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO zur Vorbereitung und Erfüllung des Vertrages mit Ihnen. Weiterhin werden Ihre persönlichen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten (Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO). Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Abwicklung Ihrer Aufträge und vorvertraglichen Maßnahmen nicht möglich.
Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert:
• Titel
• Geschlecht
• Vor- und Nachname
• Firma
• Anschrift der Firma
• E-Mailadresse
• Telefonnummer
• Zahlungsdaten
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Kundenhistorie
• IP Adresse
• Preise für die gewählte Leistungen
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Sonstige Wünsche / Angaben
• Inhalt der E-Mail-Kommunikation
• Datum und Uhrzeit
Angaben zur Datenübermittlung
Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:
Pipedrive OÜ
Mustamäe tee 3a
10615 Tallinn
Estland
Rechtsform: Osaühin (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt.
Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht.
Pipedrive OÜ H hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit Ihren übermittelten Daten verpflichtet. Weitere Infos zum Datenschutz von Pipedrive finden Sie hier.
https://www.pipedrive.com/en/privacy
Nifty Quoter
Angebotssoftware-System zur Verarbeitung von Kundenaufträgen und vorvertraglichen Maßnahmen
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten in der Angebotssoftware Nifty Quoter der Firma Abrumeo s.r.o. dient der Abwicklung Ihrer Aufträge im Rahmen des mit vioma GmbH geschlossenen Dienstleistungsvertrags sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO zur Vorbereitung und Erfüllung des Vertrages mit Ihnen. Weiterhin werden Ihre persönlichen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten (Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO). Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Abwicklung Ihrer Aufträge und vorvertraglichen Maßnahmen nicht möglich.
Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert:
• Titel
• Geschlecht
• Vor- und Nachname
• Firma
• Anschrift der Firma
• E-Mailadresse
• Telefonnummer
• Zahlungsdaten
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Kundenhistorie
• IP Adresse
• Datum und Uhrzeit zur Öffnung des Angebots
• Preise für die gewählte Leistungen
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Sonstige Wünsche / Angaben
• Datum und Uhrzeit
Angaben zur Datenübermittlung
Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:
Abrumeo s.r.o.
Mezirka
775/1 Brno
Tschechische Republik
Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt.
Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Abrumeo s.r.o. hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit Ihren übermittelten Daten verpflichtet. Weitere Infos zum Datenschutz von Abrumeo s.r.o. finden Sie hier:
https://www.niftyquoter.com/terms
Jira Helpdesk
Ticketsystem und Datenverarbeitung im Ticketsystem zu Bearbeitung von Supportanliegen und Aufträgen
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Ticketsystem Jira Helpdesk des Anbieters Atlassian dient der Abwicklung Ihrer Aufträge im Rahmen des mit vioma GmbH geschlossenen Dienstleistungsvertrags.
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO zur Vorbereitung und Erfüllung des Vertrages mit Ihnen. Weiterhin werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten (Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO). Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Abwicklung Ihrer Aufträge nicht möglich.
Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert:
• Titel
• Geschlecht
• Vor- und Nachname
• Firma
• Anschrift der Firma
• E-Mailadresse
• Telefonnummer
• ggf. Zahlungsdaten
• ggf. Preise für die gewählte Leistungen
• ggf. Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Sonstige Wünsche / Angaben
• Inhalt der E-Mail-Kommunikation
• Uhrzeit und Datum
Angaben zur Datenübermittlung
Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister: Jira Helpdesk. Anbieter des Ticketsystems Jira Helpdesk ist Altlassian (Altlassian Pty Ltd, 1098 Harrison Street, San Francisco, CA, 94103 United States). Wir nutzen die Cloud-Lösung von Atlassian. Es ist möglich, dass Ihre Daten in die USA übertragen werden. Atlassian ist Mitglied im EU-US Privacy Shield. Weiter Informationen finden Sie hier: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000008RdQAAU&status=Active
Weitere Infos zum Datenschutz von Altlassian finden Sie unter
https://de.atlassian.com/legal/privacy-policy.
Trello
Projektmanagementsystem zu Bearbeitung von Supportanliegen und Aufträgen
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Projektmanagementsystem Trello des Anbieters Atlassian dient der Abwicklung Ihrer Aufträge im Rahmen des mit vioma GmbH geschlossenen Dienstleistungsvertrags.
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO zur Vorbereitung und Erfüllung des Vertrages mit Ihnen. Weiterhin werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten (Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO). Ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Abwicklung Ihrer Aufträge nicht möglich.
Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert:
• Titel
• Geschlecht
• Vor- und Nachname
• Firma
• Anschrift der Firma
• E-Mailadresse
• Telefonnummer
• Zahlungsdaten
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Sonstige Wünsche / Angaben
• Inhalt der E-Mail-Kommunikation
• Uhrzeit und Datum
Angaben zur Datenübermittlung
Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister: Trello
Der Anbieter des Projektmanagementsystem Trello ist Altlassian (Altlassian Pty Ltd, 1098 Harrison Street, San Francisco, CA, 94103 United States). Wir nutzen die Cloud-Lösung von Trello. Es ist möglich, dass ihre Daten in die USA übertragen werden. Atlassian ist Mitglied im EU-US Privacy Shield. Weiter Informationen finden Sie hier: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000008RdQAAU&status=Active
Weitere Infos zum Datenschutz von Trello (Atlassian) finden Sie unter
https://de.atlassian.com/legal/privacy-policy.
KBMpro
CRM-System zu Bearbeitung von Aufträgen
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten im KBMpro des Anbieters DMMD GmbH & Co. KG dient der Abwicklung Ihrer Aufträge, sowie der Rechnungstellung im Rahmen des mit vioma GmbH geschlossenen Dienstleistungsvertrags. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO zur Vorbereitung und Erfüllung des Vertrages mit Ihnen. Weiterhin werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten (Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO). Ohne die
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Abwicklung Ihrer Aufträge nicht möglich.
Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
Folgende personenbezogene Daten werden erhoben und gespeichert:
• Personenstammdaten (z.B. Geschlecht, Name, Vorname, Adresse, Titel, Funktion, Geburtstag)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Vertragsstammdaten (z.B. Vertragsbeziehungen, Produkt- und Vertragsinteresse)
• Inhalt der E-Mail-Kommunikation
• Kundenhistorie
• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
• Technische Protokolldaten (z.B. Login, IP, Zeitstempel)
Angaben zur Datenübermittlung
Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:
DMMD GmbH & CO. KG
Bielefelder Straße 1
49176 Hilter
Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt.
Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht.
DMMD GmbH & Co. KG hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit Ihren übermittelten Daten verpflichtet. Weitere Infos zum Datenschutz von DMMD GmbH & Co. KG finden Sie hier:
https://www.agenturbo.de/datenschutz/
Wo werden Ihre Daten verarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Zusammenarbeit mit internationalen Dienstleistern neben Rechenzentren in Deutschland damit auch in außereuropäischen Rechenzentren wie bspw. in den USA verarbeitet.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.
Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeuaftragter
Wir haben für unser Unternehmen die folgende Datenschutzbeauftragte bestellt:
Agnes Füllkrug
comply25 GmbH
Industriestraße 27
77656 Offenburg
Telefon: +49 781 31055-191
E-Mail: datenschutzbeauftragter@vioma.de
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.