Leistungsbeschreibung der vioma GmbH Stand Oktober 2026Allgemeine Regelungen

Die vioma GmbH bietet ein Portfolio an Produkten und Services für die Online-Vermarktung: Software-Lösungen, Support, Websites und Webdesign, Online-Marketing und Consulting. Der Auftraggeber (Hotel, Hotelgruppe oder sonstiger touristischer Betrieb) entscheidet selbst, ob er ein einzelnes Produkt oder eine Kombination aus mehreren Produkten und Services bucht.

Diese Leistungsbeschreibung ist Bestandteil des Vertrags über die Auftragsverarbeitung (nachfolgend „AVV“). Sie gilt nur für die Produkte und Services, die der Auftraggeber im jeweiligen Hauptvertrag gebucht hat. Für nicht gebuchte Produkte werden keine Auftraggeber-Daten verarbeitet.

Ort der Verarbeitung

Alle vioma-eigenen Produkte werden in eigenen Rechenzentren der vioma GmbH in der EU gehostet. Die Verarbeitung der Auftraggeber-Daten findet grundsätzlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Das gilt auch für die von vioma vertriebenen Produkte vioma OFFER (Bereitstellung durch die ReGuest AG) und vioma NEWSLETTER (Bereitstellung durch die XQueue GmbH, Marke Maileon).

Abweichend davon:

  • vioma ASSISTANT: Übermittlung an den Dienstleister mit Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Einzelheiten siehe Teil C.

  • Support über das HubSpot-Ticketsystem: Die Verarbeitung kann auch außerhalb des EWR stattfinden, insbesondere in den USA.

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Der Ort der Verarbeitung außerhalb des EWR ist in Teil C je Dienstleister angegeben (Ziff. 2.5 AVV).

Gegenstand des Auftrags

Soweit für das einzelne Produkt nichts Abweichendes angegeben ist, umfasst der Auftrag:

  • Bereitstellung und Ersteinrichtung einer webbasierten Software zum Online-Vertrieb und zur Online-Vermarktung der vom Auftraggeber angebotenen Dienstleistungen und Produkte als Software as a Service (SaaS) im Rechenzentrum des Auftragnehmers oder eines Unterauftragsverarbeiters, soweit eingesetzt (siehe Teil C),

  • Support-Tätigkeiten bei Problemen und Störungen,

  • Pflege und Wartung der webbasierten Software.

Weitere Details zu Gegenstand und Leistungsumfang ergeben sich aus dem jeweiligen Hauptvertrag.

Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung

Der Umfang der Verarbeitung und damit die Menge der eingesetzten Daten sind variabel und richten sich nach der Nutzungsintensität durch den Auftraggeber. Zweck der Verarbeitung ist die Steigerung des Online-Vertriebs und der Online-Vermarktung der vom Auftraggeber angebotenen Dienstleistungen durch die nachfolgend einzeln beschriebenen Produkte und Funktionen. Der konkrete Zweck ist je Produkt beschrieben.

Systeme und Dienstleister des Auftraggebers

Hotelsoftware bzw. PMS, Payment-Provider, Meta-Suchmaschinen, Buchungsplattformen (z. B. booking.com, Expedia) und vergleichbare Systeme bindet der Auftraggeber auf eigene Veranlassung und nach seinen eigenen Verträgen an. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von vioma. Welche Daten über Schnittstellen übertragen werden, richtet sich nach den angeschlossenen Systemen, den Verträgen des Auftraggebers und der Konfiguration durch den Auftraggeber.

Verantwortung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer stellt die Systeme bereit. Wie der Auftraggeber sie nutzt, entscheidet der Auftraggeber. Das gilt insbesondere für:

  • die Festlegung von Empfängern, Inhalten und Zeitpunkten von Nachrichten (z. B. E-Mail-Versand, Messenger, Pre- und Post-Stay-Messages),

  • die Rechtsgrundlage der Verarbeitung (Art. 6 DSGVO), einschließlich der Einwilligung zu E-Mail-Werbung (§ 7 UWG) und zu Tracking- und Auswertungsfunktionen (§ 25 TDDDG),

  • die Informationspflichten gegenüber Betroffenen (Art. 13, 14 DSGVO),

  • die Aufbewahrungs- und Löschfristen, soweit das System sie konfigurierbar macht,

  • die Eingabe besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO).

Produktbeschreibungen1. vioma BOOKING und vioma BOOKING MPE

Definition: Buchungsstrecke für den Internetauftritt von Einzelhotels, Appartements, Hotelketten, -kooperationen und Portalen.

Gegenstand: gemäß Teil A.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Steigerung des Online-Vertriebs und der Online-Vermarktung durch die bereitgestellte Buchungsstrecke.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden und Interessenten des Auftraggebers (z. B. Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, Mitreisende, ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Stammdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Angabe zum Geschlecht, Anrede, Geburtsdatum, Kundennummer bei erstellten Kundenlogins, Angabe zur Zustimmung für E-Mail-Marketing)

  • Anfrage- und Buchungsdaten (z. B. gebuchte Zimmer und Leistungen, Buchungszeitraum, Buchungs-/Angebotsnummer, Informationen zu ausgewählten Zusatzinformationen und akzeptierten Checkboxen, Zahlungsart, Zahlungsdaten, Angaben zu Mitreisenden)

2. vioma VOUCHER

Definition: Online-Gutscheinsystem zur Erstellung und Verwaltung von Gutscheinen mit an die Farben des Auftraggebers angepassten Gutscheinvorlagen und auswählbaren Gutscheinkategorien sowie einer optionalen Schnittstelle zur Übermittlung der Gutscheinkäufe an die Hotelsoftware. Welche Daten beim Einsatz der Schnittstelle übertragen werden, hängt von der verwendeten Hotelsoftware ab.

Gegenstand: gemäß Teil A.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Steigerung des Online-Vertriebs und der Online-Vermarktung durch das bereitgestellte Online-Gutscheinsystem.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden des Auftraggebers (Gutscheinkäufer und Gutscheinempfänger)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Stammdaten (z. B. Anrede, Name, Versandart, je nach Versandart E-Mail-Adresse oder Postadresse)

  • Gutschein- und Zahlungsdaten (z. B. Wert des Gutscheins, Zahlungsart, ausgewählte Zusatzinformationen und akzeptierte Checkboxen)

3. vioma MEMBER

Definition: Login für Hotelgäste zur Verwaltung von Hotelaufenthalten.

Gegenstand: gemäß Teil A.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Steigerung des Online-Vertriebs und der Online-Vermarktung sowie die Kundenbindung durch den bereitgestellten Kundenlogin.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden des Auftraggebers (z. B. Buchende und Reisende)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Stammdaten (z. B. Anrede, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten zum Kundenlogin, Kundennummer)

  • Buchungsdaten (z. B. gebuchte Zimmer und Leistungen, Buchungszeitraum, Buchungs-/Angebotsnummer, ausgewählte Zusatzinformationen und akzeptierte Checkboxen, Zahlungsart, Zahlungsdaten, Angaben zu Mitreisenden)

4. vioma DISCOUNT

Definition: Kundenbindungs- und Discountsystem für Hotelgäste, mit dem Rabatt- und Promotion-Codes in der Buchungsstrecke verwaltet, erstellt und eingelöst werden können.

Gegenstand: gemäß Teil A.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Steigerung des Online-Vertriebs und der Kundenbindung durch Rabatt- und Promotion-Codes.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden des Auftraggebers (z. B. Buchende und Reisende)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Buchungsstreckendaten (siehe Nr. 1 vioma BOOKING bzw. BOOKING MPE)

  • Rabatt- und Promotion-Code-Daten (abgefragte Rabatt- und Promotion-Codes)

5. vioma CHANNELS

Definition: Channel-Management-System. Synchronisiert Verfügbarkeiten, Buchungen und Preise des Auftraggebers auf den verschiedenen eingesetzten Vertriebsplattformen.

Gegenstand: Bereitstellung und Ersteinrichtung einer webbasierten Software zur Unterstützung des Online-Vertriebs und der Online-Vermarktung als SaaS durch Anbindung der ausgewählten Vertriebsplattformen; Support; Pflege und Wartung.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Unterstützung und Steigerung des Online-Vertriebs durch den bereitgestellten Channel Manager.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden und Interessenten des Auftraggebers (z. B. Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, Mitreisende, ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Stamm- und Buchungsdaten (z. B. übertragene Daten der angeschlossenen Buchungsplattformen wie booking.com oder Expedia; in der Regel siehe Nr. 1; Art und Umfang richten sich nach den angeschlossenen Plattformen und den zugehörigen Verträgen des Auftraggebers)

6. vioma CONNECT

Definition: Automatisierte Schnittstelle für Verfügbarkeiten, Preise, Restriktionen, Buchungen oder Gutscheinkäufe zwischen der Hotelsoftware des Auftraggebers und vioma BOOKING bzw. vioma VOUCHER.

Gegenstand: Bereitstellung und Ersteinrichtung einer webbasierten Software zur Unterstützung des Online-Vertriebs als SaaS durch Anbindung der ausgewählten Systeme; Support; Pflege und Wartung.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Unterstützung und Steigerung des Online-Vertriebs durch die bereitgestellten Schnittstellen.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden und Interessenten des Auftraggebers (z. B. Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, Mitreisende, ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Übertragene Stamm- und Buchungsdaten (je nach angeschlossenem System, in der Regel siehe Nr. 1 und Nr. 2; die Daten richten sich nach den angeschlossenen Systemen und den zugehörigen Verträgen des Auftraggebers und können variieren)

7. vioma PAY

Definition: Schnittstelle zwischen dem Online-Buchungssystem vioma BOOKING und einem Online-Payment-Provider.

Gegenstand: Anbindung eines Online-Payment-Providers an vioma BOOKING; Bereitstellung und Ersteinrichtung einer webbasierten Software als SaaS durch Anbindung der ausgewählten Systeme; Support; Pflege und Wartung.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Unterstützung und Steigerung des Online-Vertriebs durch die bereitgestellte Schnittstelle zum Payment-Provider.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden des Auftraggebers (z. B. Buchende, Reisende, Mitreisende, ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Transaktionsdaten (z. B. Transaktions-ID, Buchungs-ID, angeforderter Betrag der Transaktion)

8. vioma META CONNECT

Definition: Schnittstelle für Meta-Suchmaschinen, z. B. Trivago oder TripAdvisor.

Gegenstand: Bereitstellung und Ersteinrichtung einer webbasierten Software zur Unterstützung des Online-Vertriebs als SaaS durch Anbindung der ausgewählten Meta-Suchmaschinen; Support; Pflege und Wartung.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Unterstützung und Steigerung des Online-Vertriebs durch die bereitgestellten Schnittstellen.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden und Interessenten des Auftraggebers (z. B. Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, Mitreisende, ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Übertragene Buchungsdaten (Daten der angeschlossenen Plattformen, in der Regel siehe Nr. 1; Art und Umfang richten sich nach den angeschlossenen Plattformen und den zugehörigen Verträgen des Auftraggebers)

  • Buchungstransaktionsdaten (z. B. Buchungsreferenz, Advertiser-ID, Kanal-ID, Hotel-ID, Buchungs-ID, Buchungszeitraum, Buchungsbetrag, Währung)

9. vioma BAROMETER

Definition: Bewertungs- und Feedbackumfragesystem für Hotels und Tourismusbetriebe.

Gegenstand: Bereitstellung eines Qualitätssiegels zur Integration auf der Website, eines Umfragesystems sowie von Möglichkeiten zum Datenimport und -export; Support; Pflege und Wartung.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Erfassung, Analyse und Darstellung von Kundenbewertungen sowie die Steigerung des Online-Vertriebs durch das bereitgestellte Reputationsmanagementsystem.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Kunden des Auftraggebers (z. B. Buchende, Reisende, Mitreisende, ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Stammdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Angabe zum Geschlecht, Anrede, Geburtsdatum, Angabe zur Zustimmung für E-Mail-Marketing)

  • Buchungsdaten (z. B. gebuchte Zimmer und Leistungen, Buchungszeitpunkt, Ausgaben für den Aufenthalt in €)

  • Bewertungsdaten (z. B. Antworten der Fragebögen, unbearbeitete Freitextkommentare)

10. vioma CONDEON

Definition: Content-Management-System zur Verwaltung von Websites mit verschiedenen Modulen zur Darstellung des Internetauftritts.

Gegenstand: gemäß Teil A.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Zweck ist die Erstellung, Verwaltung und Darstellung des Internetauftritts des Auftraggebers sowie, je nach eingesetzten Modulen, die Entgegennahme von Anfragen, Blog-Beiträgen und Bestellungen.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Websitebesucher, Interessenten und Kunden des Auftraggebers

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Formulardaten (Pflichtfelder, Wahlfelder und Speicherdauer werden vom Auftraggeber konfiguriert; welche Daten erhoben werden, bestimmt der Auftraggeber)

  • Inhaltsdaten (Texte und Bilder, ggf. mit Personenbezug, z. B. Mitarbeiterfotos, die der Auftraggeber im System pflegt)

  • Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Server-Logfiles)

11. vioma TAO

Definition: Tracking- und Analysesystem zur Erfassung von Nutzerströmen auf der Website des Auftraggebers.

Gegenstand: gemäß Teil A.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität, insbesondere nach dem Besucheraufkommen der Website. Zweck ist die Analyse der Websitenutzung und die Auswertung von Anfragen und Buchungen zur Steigerung des Online-Vertriebs und der Online-Vermarktung.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers

  • Websitebesucher, Interessenten und Kunden des Auftraggebers (gewerblich wie privat)

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (z. B. E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Name, Benutzername)

  • Online-Kennungsdaten (IP-Adresse)

  • Website- und Herkunftsdaten (besuchte Seiten [URL], Referrer, ggf. Kampagne, über die der Besucher auf die Website gelangt ist)

  • Browser- und Gerätedaten (Bildschirmauflösung, Sprache, Software, Browserkennung, Service Provider)

  • Anfrage-, Buchungs- und Angebotsdaten (Anfrage, Buchungsanfrage, Buchung, angefragte/gebuchte Angebote [Zimmer, Pauschalen, Programme] inklusive Wert, externe CST-Anfrage-/Buchungs-ID)

  • Personen- und Aufenthaltsdaten (z.B: Stadt, Land, Anzahl Personen, Zielzeitraum, sofern vorhanden)

  • Interaktionsdaten (Aktion und Zeitpunkt, ohne Daten aus der Aktion selbst: Klick auf E-Mail-Adresse, Klick auf Telefonnummer, Formular abgesendet [Rückrufbitte, Katalogbestellung, allgemeine Formulare], Suche auf der Website inkl. Suchbegriff, An-/Abmeldung Newsletter, Kommentar auf Blogpost, Einkauf im Shop; jeweils sofern vorhanden)

Unterauftragsverarbeiter

Folgende Unterauftragsverarbeiter (weitere Auftragsverarbeiter i. S. d. Ziff. 7 AVV) werden eingesetzt, soweit das jeweilige Produkt bzw. der Support im Hauptvertrag gebucht ist. Der Auftraggeber genehmigt sie mit Abschluss des AVV (Art. 28 Abs. 2 DSGVO, Ziff. 7.1 AVV).

ReGuest AG (vioma OFFER)

Definition: Angebotsmanagementsystem für die Hotellerie mit integriertem CRM und Schnittstelle zu vioma BOOKING sowie optionalen Funktionen für die Kunden- und Interessentenkommunikation, z. B. integrierter Website-Messenger, Pre- und Post-Stay-Messages und Versand von E-Mails an Empfänger, die der Auftraggeber im System festlegt.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Das Softwaresystem dient der Erstellung und Verwaltung von Reservierungsangeboten für Hotelaufenthalte, der Kunden- und Interessentenverwaltung (CRM) sowie der Online-Beratung und Kommunikation mit Interessenten und Gästen per Messenger, Pre- und Post-Stay-Messages und E-Mail. Die Empfänger von E-Mails und Nachrichten legt der Auftraggeber im System fest.

Betroffene Personen: Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, Mitreisende, Gäste und Interessenten des Auftraggebers, gewerblich wie privat (ggf. Ansprechpartner bei Firmenkunden), sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (optional Vorname, optional Nachname, optional E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort für den Systemzugang)

  • Stammdaten (z.B. Anrede, Vorname, Name, Geburtsdatum)

  • Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

  • Marketingeinwilligungsdaten (Angabe zur Zustimmung für E-Mail-Marketing)

  • Familiäre Daten (z. B. Angaben zu Mitreisenden)

  • Zahlungsdaten (ggf. Bankdaten, ggf. Kreditkartendaten)

  • Auftrags- und Buchungsdaten (z. B. gebuchte Zimmer und Leistungen, Buchungshistorie, Buchungs-/Angebotsnummer, Zusatzinformationen und akzeptierte Checkboxen)

  • Nutzungsdaten (z. B. vom Auftraggeber definierte Interessen, Zugriffszeiten, Protokolldaten)

  • Kommunikationsdaten (z. B. Nachrichtenverläufe der Messenger und der versendeten E-Mails, Status der Korrespondenz [offen, nicht gelesen, gelesen, bestätigt], Kommunikationsphase [Anfrage, Angebot, Rückfrage, Buchung, Pre-/Post-Stay-Informationen], Zeitstempel)

Dienstleister: ReGuest AG, Kuperionstraße 34, 39012 Meran, Italien.

Angaben zur Verarbeitung: Der Dienstleister verarbeitet die Auftraggeber-Daten ausschließlich nach Weisung und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Mit der ReGuest AG wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Verarbeitung und Hosting erfolgen in der EU.

XQueue GmbH, Marke Maileon (vioma NEWSLETTER)

Definition: Software zur Erstellung, zum Versand und zur Auswertung von E-Mail-Newslettern sowie zur Verwaltung von Newsletter-Empfängern.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Das Softwaresystem dient der Anmeldung, der Erstellung, dem Versand und der Auswertung von E-Mail-Newslettern sowie der Verwaltung von Newsletter-Empfängern. Die Einwilligung zur E-Mail-Werbung und zur Öffnungs- und Klickmessung holt der Auftraggeber ein.

Betroffene Personen: Gäste, Interessenten und Kunden des Auftraggebers (Newsletter-Empfänger), gewerblich wie privat, sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (optional Vorname, optional Nachname, optional E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort für den Systemzugang)

  • Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum)

  • Kontaktdaten (Adressdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

  • Newsletter-Anmeldedaten (Anmeldedatum und -zeitpunkt, Status der E-Mail-Adresse, Status der Marketingeinwilligung inkl. Zeitstempel der Bestätigung)

  • Newsletter-Analysedaten (z. B. Anzahl der empfangenen und geöffneten Newsletter, Anzahl der geklickten Links)

Dienstleister: XQueue GmbH (Marke Maileon), Christian-Pleß-Straße 11-13, 63069 Offenbach am Main, Deutschland.

Angaben zur Verarbeitung: Der Dienstleister verarbeitet die Auftraggeber-Daten ausschließlich nach Weisung und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Mit der XQueue GmbH wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Verarbeitung und Hosting erfolgen in der EU.

Aura Intelligence Group (vioma ASSISTANT)

Definition: KI-Telefonassistent für Hotels. Er nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, fragt Verfügbarkeiten ab, nimmt Buchungen und Anfragen auf, übergibt an Mitarbeiter und wertet Gespräche im Dashboard aus. Er kann an vioma BOOKING oder an das PMS des Auftraggebers angebunden werden.

Umfang, Art und Zweck: Der Umfang richtet sich nach der Nutzungsintensität. Das Softwaresystem dient der automatisierten Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen beim Auftraggeber (Auskünfte, Verfügbarkeitsabfragen, Aufnahme von Buchungen und Anfragen, Übergabe an Mitarbeiter) sowie der Auswertung der Gespräche im Dashboard. Anrufe werden aufgezeichnet und transkribiert. Zu Gesprächsbeginn wird automatisch auf den KI-Einsatz hingewiesen.

Betroffene Personen: Anrufer (Gäste, Interessenten, Ansprechpartner bei Firmenkunden), gewerblich wie privat, sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art der Daten:

  • Beschäftigtendaten (optional Vorname, optional Nachname, optional E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort für den Systemzugang)

  • Stammdaten und Kontaktdaten (Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse)

  • Kommunikationsdaten (Gesprächsinhalte, Transkripte, Zeitstempel, Gesprächsstatus)

  • Sprach- und Audiodaten (Speicherdauer in der Voreinstellung: 3 Monate; der Auftraggeber kann eine abweichende Aufbewahrungsdauer festlegen)

  • Buchungs- und Reservierungsdaten (z. B. Reisezeitraum, Zimmerwunsch, Buchungsnummer)

  • Nutzungs- und technische Daten

  • Gastprofildaten (optional, eigenes Modul: Interaktionshistorie, abgeleitete Präferenzen)

  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO; werden nicht gezielt erhoben, können aber vom Anrufer freiwillig genannt werden

Dienstleister: Aura Intelligence Group, Eugen-Huber-Strasse 12 8048 Zürich Schweiz

Angaben zur Verarbeitung: Der Dienstleister verarbeitet die Auftraggeber-Daten ausschließlich nach Weisung und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Auftraggeber-Daten werden an den Dienstleister mit Sitz in der Schweiz übermittelt. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Laut Auftragsverarbeitungsvertrag erfolgt die Verarbeitung in der EU bzw. im EWR.

HubSpot (vioma HELPDESK)

Umfang, Art und Zweck: Der Auftragnehmer nutzt das Ticketsystem von HubSpot, um Support-Anfragen des Auftraggebers zu den Software-Systemen zu bearbeiten und seine Verpflichtungen aus dem Hauptvertrag (Support) zu erfüllen. Der Umfang richtet sich nach der Anzahl und dem Inhalt der Anfragen.

Betroffene Personen:

  • Beschäftigte des Auftraggebers (anfragende Personen)

  • Gäste, Interessenten und sonstige Dritte, deren Daten der Auftraggeber in Anfragen oder Anhängen übermittelt

Die Verarbeitung von Kontaktdaten von Partnern und Resellern erfolgt nicht im Auftrag des Auftraggebers und ist nicht Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung.

Art der Daten:

  • Stammdaten (Anrede, Vorname, Name)

  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. weitere Kontaktdaten und Jobtitel, sofern Bestandteil der E-Mail-Signatur)

  • Kommunikationsdaten (Nachrichteninhalt)

  • Datei- und Inhaltsdaten (ggf. Dateien, Links und Dokumente, die zur Darstellung des Support-Anliegens hochgeladen werden)

  • Nutzungs- und Protokolldaten (Metadaten wie Browser, IP-Adresse und Zeitstempel)

  • Support-Ticketdaten (Status der Anfrage, Kommentare zum Bearbeitungsstatus und zur Klärung des Anliegens)

Dienstleister:
HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin.

Angaben zur Verarbeitung: Der Dienstleister verarbeitet die Auftraggeber-Daten ausschließlich nach Weisung und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Mit HubSpot wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Verarbeitung kann auch außerhalb des EWR stattfinden, insbesondere durch die HubSpot, Inc. in den USA. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ersatzweise auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/de/dpa