Leistungsbeschreibung
– vioma GmbH –

Gegenstand des Auftrages

Die vioma GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers.

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vom Auftragnehmer verarbeiteten Daten sind im Einzelnen Daten in den Produkten:

CST PRO oder Vorgängerversion Clearing Station = zentrales Verwaltungssystem zur Steuerung der Softwaresysteme von vioma. Die folgenden Module stehen unseren Kunden abhängig von der individuellen Auftragsbestätigung unseren Kunden zur Verfügung:
- vioma BOOKING = Buchungsstrecke für Einzelhotels, Appartements oder Campingplätze
- vioma BOOKING MPE = Buchungsstrecke für Hotelportale, -kooperationen, -ketten, -gruppen
- vioma VOUCHER = Online-Gutschein-Verkauf für Hotels und Tourismusbetriebe
- vioma CHANNELS = zentrales System für die Synchronisation verschiedener Vertriebskanäle
- vioma CONNECT = Schnittstelle zur Hotelsoftware, Online Payment Service Providern oder weiteren im Hotel genutzten Softwaresystemen
- vioma DISCOUNT SYSTEM = Kundenbindungs- & Discountsystem für Hotelgäste
- Kundenlogin = Login für Hotelgäste zur Verwaltung von Hotel-Aufenthalten
- vioma META SEARCH = Schnittstelle zu Meta Suchmaschinen
- vioma BAROMETER = Bewertungs- und Umfragesystem für Hotels und Tourismusbetriebe
vioma CONDEON = Content Management System für die Verwaltung von Websites von vioma. Die folgenden Module stehen unseren Kunden abhängig von der individuellen Auftragsbestätigung unseren Kunden zur Verfügung:
- Blog = Blog zur Publikation von Neuigkeiten
- Formular = Website-Formular zur Übermittlung von Wünschen und Anfragen per E-Mail
- Shop = Online Shop Funktion auf Website zum Online-Kauf von Produkten
- vioma NEWSLETTER (Bereitstellung: empaction GmbH) = Newslettersystem für das Abonnieren, Erstellen und Versenden von E-Mail Newsletternd
TAO = Tracking- und Analysesystem für die Erfassung von Nutzerströmen auf Websites
vioma OFFER = System zur Erstellung und Verwaltung von Reservierungsangeboten für Hotelaufenthalte

Art der Daten / Datenkategorien

Im Bereich der CST PRO/ Clearing Station umfassen die Daten folgende Art/Kategorien:

vioma BOOKING und vioma BOOKING MPE

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende. Gewerblich, wie privat.

Buchender:

Anrede
Akademischer Titel
Vorname
Nachname
Optional Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Optional: Anschrift (Firma oder Adresszusatz, Straße, PLZ, Ort, Land)
Zahlungsart (bei Kreditkartenzahlung: Karteninhaber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Bei SEPA-Zahlung: Inhaber, IBAN, BIC)
Kundennummer
Zahlungs-ID
Freitextfeld "Anmerkungen & Wünsche"
Optional: wie auf die Seite gefunden wurde inkl. Freitextfeld
Optional: Checkbox zum Anfordern von Infomaterial
Optional: Checkbox für den Erhalt des E-Mail-Newsletters
Optional: Checkbox für die Erstellung eines Kundenkontos mit Buchungshistorie
Optional: Checkbox für den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung, die gebuchte Police wird bei Aktivierung gespeichert
Checkbox für die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung
Checkbox für die Kenntnisnahme der AGB
Checkbox für Visumsinfo
Checkbox für Pauschalreiseinfo

Reisende:

Personentyp "Erwachsener" oder sofern nicht Erwachsener gewählt wird, dann „Alter des Kindes“
Optional: Anrede, Akademischer Grad, Vorname, Nachname
Optional: Geburtsdatum

vioma VOUCHER

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Schenkende und Beschenkte. Gewerblich, wie privat.

Anrede, Vor- und Nachname des Beschenkten
Versandart
Bei Versand per E-Mail: E-Mail-Adresse des Empfängers
Bei Versand per Post: Postalische Adresse des Empfängers
Optional: Umsatzsteuer-ID bei Firmenkunden

vioma CHANNELS

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende. Gewerblich, wie privat.

vioma CHANNELS überträgt Daten, die auf angeschlossenen Buchungsplattformen, wie booking.com, Expedia oder hrs.de für die Bearbeitung der Hotelreservierung erhoben werden an das Hotel. Welche Buchungsplattformen angeschlossen sind und welche Daten je Plattform erhoben und übertragen werden, hängt von den Verträgen des Hotels mit dem jeweiligen Anbieter der Buchungsplattform ab.

vioma CONNECT

Kategorien betroffener Personen:
Die Kategorien betroffener Personen richten sich nach dem System, dass über die Schnittstelle angebunden wir. Welche Betroffenen das im Einzelnen sind, kann in dieser Leistungsbeschreibung unter dem Namen des jeweiligen Systems nachgelesen werden.

vioma CONNECT überträgt die Daten, die in den angeschlossenen vioma Softwaresystemen, wie vioma BOOKING, oder vioma VOUCHER erhoben werden an das Hotel. Welche Daten das im Einzelnen sind, kann in dieser Leistungsbeschreibung unter dem Namen des jeweiligen Systems nachgelesen werden.
Wird statt einem vioma Softwaresystem ein Payment Service Provider über vioma CONNECT angeschlossen, speichert vioma CONNECT die Transaktions-ID des Providers und den Status der Zahlung (Zahlung erfolgreich, Zahlung abgebrochen).

vioma DISCOUNT SYSTEM

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende. Gewerblich, wie privat.

Abfrage von Bonuscodes

Kundenlogin

Benutzername und Passwort

vioma META SEARCH

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende. Gewerblich, wie privat.

Meta-Search-Tracking-Info (Buchungsreferenz, Advertiser-ID, & Kanal-ID)
Hotel ID
Buchungs-ID
Anreisedatum
Abreisedatum
Buchungsbetrag / Rückerstattungsbetrag
Währung

vioma PAY

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende. Gewerblich, wie privat.

Angeforderter Betrag
Transaktions-ID der CST
Die Buchungs-ID
Vorgangs-ID (Falls das Service-Center der CST PRO / Clearing Station genutzt wird)

vioma BAROMETER

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Gäste des Hotels. Gewerblich, wie privat.

Kunden-ID aus der Hotelsoftware
Titel
Akademischer Grad
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Sprache
Postalische Adresse
Gebuchtes Zimmer
Erstgast/Stammgast
Ausgaben für den Aufenthalt in EUR
Aufenthaltszeitraum von/bis
Buchungszeitpunkt
Aktueller Buchungsstatus (Angefragt, Reserviert, Gebucht, Ausgecheckt)
Anzahl Erwachsene / Kinder
Gästetyp (Individual, Business)
Genutzte Leistungen im Hotel (Module)
(Text)Bewertungen der genutzten Leistungen

vioma CONDEON

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Websitebesucher, Interessenten und Kunden. Gewerblich, wie privat.

Formular

vioma Condeon enthält einen Formular-Generator, Kunden können Pflichtfelder, Wahlfelder und Speicherdauer der Angaben in den Feldern frei konfigurieren

Condeon Blog Kontakt Modul

Anrede
Optional: Akademischer Titel
Name
Vorname
E-Mail-Adresse Privat
Passwort
Optional: E-Mail-Adresse Geschäftlich
Optional: Straße
Optional: PLZ
Optional: Stadt
Optional: Land
Optional: Telefonnummer
Optional: Homepage URL
Datum der Einwilligung für die Verarbeitung
Datum des Rücktritts der Einwilligung
Anmerkung (Freitext)

Condeon Blog Kommentar

Name
E-Mail-Adresse
Titel (Freitext)
Anmerkung (Freitext)

Condeon Shop Einkauf

Lieferadresse:

Anrede
Vorname
Name
Optional: Firma
Strasse
PLZ
Stadt
Land
Telefonnummer
Steuernummer (Pflicht für Italien)
Anmerkung (Freitext)

Interne IDs zum Kauf (generiert):

Vorgangsnummer
Rechnungsnummer
Zahlungsnummer (Schnittstelle)

TAO

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Websitebesucher, Interessenten und Kunden. Gewerblich, wie privat.

IP Adresse
Besuchte Seiten (URL)
Technische Daten des Browsers (Bildschirm Auflösung, Sprache, Software, Browserkennung)
Service Provider
Referrer
Kampagne durch die der Besucher auf die Website gelangt ist, falls vorhanden
Anfrage/Buchungsanfrage/Buchungen
Angefragte/gebuchte Angebote (Zimmer, Pauschale, Programm) inclusive Wert - sofern Vorhanden
Geschlecht, Stadt, Land, Anzahl Personen, Zielzeitraum - sofern vorhanden
Externe CST Anfrage/Buchungs ID
Interaktionen auf der Website (Aktion und Zeitpunkt. Keine Daten aus der Aktion selbst)
Klick auf E-Mail-Adresse
Klick auf Telefonnummer
Formular abgesendet (Rückrufbitte, Katalogbestellung, allgemeine Formulare)
Suche auf der Website incl. Suchbegriff
An/Abmeldung Newsletter
Kommentar auf Blogpost sofern vorhanden
Einkauf im Shop sofern vorhande

Kategorien betroffener Personen

Betroffen sind Gäste und potentielle Gäste sowie Kunden des Auftraggebers im Rahmen des jeweiligen Einzelvertrags. Diese können sowohl gewerblich oder privat sein. Ebenso sind ggf. Mitarbeiterdaten und Ansprechpartner bei den genannten Stellen betroffen.

Subunternehmer

Die Leistungen der vioma GmbH werden grundsätzlich innerhalb der EU erbracht, können auf Wunsch des Auftraggebers auch ganz oder teilweise an weiteren Standorten außerhalb der EU erbracht werden.
Folgende Unterauftragsnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) werden beauftragt:

ReGuest (vioma OFFER)

Art und Zweck der Verarbeitung:
Das Softwaresystem zur Angebotserstellung und zur Angebotsverwaltung von Reservierungsangeboten für Hotelaufenthalten dient der Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen sowie der Abwicklung von Aufträgen.

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende, Gäste sowie Interessenten des Auftraggebers. Diese können sowohl gewerblich oder privat sein. Ebenso sind ggf. Mitarbeiterdaten und Ansprechpartner bei den genannten Stellen betroffen.

Die Daten umfassen folgende Art/Kategorie:

Vorname
Name
Geburtsdatum
Nationalität
Adresse
ggf. Bankdaten
ggf. Kreditkartendaten
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Familiäres Umfeld
Auftragsdaten

Angaben zur Datenübermittlung
Die personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:

ReGuest GmbH
Kuperionstraße 34
39012 Meran
Italien

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht.
Die ReGuest GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet.

Weitere Infos zum Datenschutz der ReGuest GmbH finden Sie hier:
https://www.reguest.io/de/information/datenschutzerkl%C3%A4rung/5-0.html

empaction (vioma NEWSLETTER)

Das Softwaresystem dient der Erstellung und dem Versand von E-Mail-Newslettern.

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Gäste, Interessentenn, Kunden, Mitarbeiter, Händler des Auftraggebers. Diese können sowohl gewerblich oder privat sein. Ebenso sind ggf. Mitarbeiterdaten und Ansprechpartner bei den genannten Stellen betroffen.

empaction GmbH
Maktstraße 33-35
60388 Frankfurt am Main

Die Daten umfassen folgende Art/Kategorie:

Vorname
Nachname
Geburtsdatum
Adressdaten
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Angaben zum familiären Umfeld
Angaben zur Bildung / Qualifizierung
Stammdaten zur Anmeldung, wie Anmeldedatum und Zeitpunkt

Die vioma GmbH behält sich vor, geeignete weitere Dienstleister hinzuzuziehen, oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern zu beenden. In beiden Fällen informiert die vioma GmbH den Auftraggeber so frühzeitig wie möglich.