Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vom Auftragnehmer verarbeiteten Daten sind im Einzelnen Daten, die durch die nachfolgend aufgeführten Produkte verarbeitet werden. Alle nachfolgend aufgeführten vioma-eigenen Produkte werden in der EU gehostet. Dies schließt auch die durch vioma vertriebenen Produkte vioma NEWSLETTER (Bereitstellung durch empaction GmbH) und vioma OFFER(Bereitstellung durch ReGuest GmbH) mit ein.

CST7 oder Vorgängerversionen CST PRO und Clearing Station= zentrales Verwaltungssystem zur Steuerung der Tools von vioma. Die folgenden Module stehen unseren Kunden in der CST7 zur Verfügung:
- vioma BOOKING = Buchungsstrecke für Einzelhotels, Appartements, Tourismusbetriebe oder Campingplätze
- vioma BOOKING MPE = Buchungsstrecke für Hotelportale, -kooperationen, -ketten, -gruppen
- vioma VOUCHER = Online-Gutschein-Verkauf und -Verwaltung für Hotels und Tourismusbetriebe
- vioma CHANNELS = System für die Synchronisation verschiedener Vertriebskanäle
- vioma CONNECT = Schnittstelle zur Hotelsoftware, Online Payment Service Providern oder weiteren im Hotel genutzten Softwaresystemen
- vioma DISCOUNT = Kundenbindungs- & Discountsystem für Hotelgäste
- vioma MEMBER = Login für Hotelgäste zur Verwaltung von Hotel-Aufenthalten
- vioma META CONNECT = Schnittstelle zu Meta-Suchmaschinen
- vioma BAROMETER = Bewertungs- und Feedbackumfragesystem für Hotels und Tourismusbetriebe
vioma CONDEON= Content Management System für die Verwaltung von Websites. Die folgenden Module stehen unseren Kunden im vioma CONDEON zur Verfügung:
- Blog = Blog zur Publikation von Neuigkeiten
- Formular = Website-Formular zur Übermittlung von Wünschen und Anfragen per E-Mail
- Shop = Online-Shop-Funktion zum Kauf von Produkten
- vioma NEWSLETTER (Bereitstellung durch empaction GmbH) = Newslettersystem für das Abonnieren, Erstellen und Versenden von E-Mail-Newslettern
TAO = Tracking- und Analysesystem für die Erfassung von Nutzerströmen
vioma OFFER (Bereitstellung durch ReGuest GmbH) = System zur Erstellung und Verwaltung von Reservierungsangeboten und zur Onlineberatung von Interessenten

vioma BOOKING und vioma BOOKING MPE

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Buchender & Buchungsinteressent:

Anrede
Akademischer Titel
Vorname
Nachname
Optional Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Optional: Anschrift (Firma oder Adresszusatz, Straße, PLZ, Ort, Land)
Zahlungsart (bei Kreditkartenzahlung: Karteninhaber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Bei SEPA-Zahlung: Inhaber, IBAN, BIC)
Kundennummer
Zahlungs-ID
Freitextfeld "Anmerkungen & Wünsche"
Optional: wie die Webseite gefunden wurde inkl. Freitextfeld
Optional: Checkbox zum Anfordern von Infomaterial
Optional: Checkbox für den Erhalt des E-Mail-Newsletters
Optional: Checkbox für die Erstellung eines Kundenkontos mit Buchungshistorie
Optional: Checkbox für den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung, die gebuchte Police wird bei Aktivierung gespeichert
Checkbox für die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung
Checkbox für die Kenntnisnahme der AGB
Checkbox für Visumsinfo
Checkbox für Pauschalreiseinfo

Reisende:

Personentyp Erwachsener oder Kind, sofern Kind gewählt wird, dann Alter des Kindes
Optional: Anrede, Akademischer Grad, Vorname, Nachname
Optional: Geburtsdatum

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

vioma VOUCHER

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Schenkende und Beschenkte, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Anrede, Vor- und Nachname des Beschenkten
Versandart
Bei Versand per E-Mail: E-Mail-Adresse des Empfängers
Bei Versand per Post: Postalische Adresse des Empfängers
Optional: Umsatzsteuer-ID bei Firmenkunden
Vor- und Nachname, sowie E-Mail-Adresse von Beschäftigten des Auftraggebers mit Systemzugang

vioma CHANNELS

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

vioma CHANNELS überträgt Daten, die auf angeschlossenen Buchungsplattformen wie booking.com, Expedia oder hrs.de für die Bearbeitung der Hotelreservierung erhoben werden an das Hotel. Welche Buchungsplattformen angeschlossen sind und welche Daten je Plattform erhoben und übertragen werden, hängt von den Verträgen des Hotels mit dem jeweiligen Anbieter der Buchungsplattform ab.

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

vioma CONNECT

Kategorien betroffener Personen:

Die Kategorien betroffener Personen richten sich nach dem System, das über die Schnittstelle angebunden wird. Welche Betroffenen das im Einzelnen sind, kann in dieser Leistungsbeschreibung unter dem Namen des jeweiligen Systems nachgelesen werden.

Art personenbezogener Daten:

vioma CONNECT überträgt die Daten, die in den angeschlossenen vioma Softwaresystemen wie vioma BOOKING, oder vioma VOUCHER erhoben werden an das Hotel. Welche Daten das im Einzelnen sind, kann in dieser Leistungsbeschreibung unter dem Namen des jeweiligen Systems nachgelesen werden.
Wird statt einem vioma Softwaresystem ein Payment Service Provider über vioma CONNECT angeschlossen, speichert vioma CONNECT die Transaktions-ID des Providers und den Status der Zahlung (Zahlung erfolgreich, Zahlung abgebrochen).

vioma DISCOUNT

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers und Beschäftigte von vioma.

Art personenbezogener Daten:

Abfrage von Bonuscodes

vioma MEMBER

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Benutzername und Passwort
Vorname
Nachname
Adresse
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Faxnummer
Geburtstag
Login

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

vioma META CONNECT

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Meta-Search-Tracking-Info (Buchungsreferenz, Advertiser-ID, & Kanal-ID)
Hotel-ID
Buchungs-ID
Anreisedatum
Abreisedatum
Buchungsbetrag / Rückerstattungsbetrag
Währung

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

vioma PAY

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Angeforderter Betrag
Transaktions-ID der CST
Die Buchungs-ID
Vorgangs-ID (Falls das Service-Center der CST PRO / Clearing Station genutzt wird)

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

vioma BAROMETER

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Gäste des Hotels, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Kunden-ID aus der Hotelsoftware
Titel
Akademischer Grad
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Sprache
Postalische Adresse
Gebuchtes Zimmer
Erstgast/Stammgast
Ausgaben für den Aufenthalt in EUR
Aufenthaltszeitraum von/bis
Buchungszeitpunkt
Aktueller Buchungsstatus (Angefragt, Reserviert, Gebucht, Ausgecheckt)
Anzahl Erwachsene / Kinder
Gästetyp (Individual, Business)
Genutzte Leistungen im Hotel (Module)
(Text)Bewertungen der genutzten Leistungen

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

vioma CONDEON

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Websitebesucher, Interessenten und Kunden, gewerblich, wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Condeon Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

Formular

vioma Condeon enthält einen Formular-Generator, Kunden können Pflichtfelder, Wahlfelder und Speicherdauer der Angaben in den Feldern frei konfigurieren.

Condeon Blog Kontakt Modul

Anrede
Optional: Akademischer Titel
Name
Vorname
E-Mail-Adresse privat
Passwort
Optional: E-Mail-Adresse geschäftlich
Optional: Straße
Optional: PLZ
Optional: Stadt
Optional: Land
Optional: Telefonnummer
Optional: Homepage URL
Datum der Einwilligung in die Verarbeitung
Datum des Rücktritts von der Einwilligung
Anmerkung (Freitext)

Condeon Blog Kommentar

Art personenbezogener Daten:

Name
E-Mail-Adresse
Titel (Freitext)
Anmerkung (Freitext)

Condeon Shop Einkauf

Art personenbezogener Daten:

Lieferadresse:

Anrede
Vorname
Name
Optional: Firma
Straße
PLZ
Stadt
Land
Telefonnummer
Steuernummer (Pflicht für Italien)
Anmerkungen (Freitext)

Interne IDs zum Kauf (generiert):

Vorgangsnummer
Rechnungsnummer
Zahlungsnummer (Schnittstelle)

TAO

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Websitebesucher, Interessenten und Kunden, gewerblich wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

IP Adresse
Besuchte Seiten (URL)
Technische Daten des Browsers (Bildschirm-Auflösung, Sprache, Software, Browserkennung)
Service Provider
Referrer
Ggf. Kampagne, durch die der Besucher auf die Website gelangt ist
Anfrage/Buchungsanfrage/Buchung
Angefragte/gebuchte Angebote (Zimmer, Pauschalen, Programme) inklusive Wert - sofern vorhanden
Geschlecht, Stadt, Land, Anzahl Personen, Zielzeitraum - sofern vorhanden
Externe CST Anfrage/Buchungs-ID
Interaktionen auf der Website (Aktion und Zeitpunkt. Keine Daten aus der Aktion selbst)
Klick auf E-Mail-Adresse
Klick auf Telefonnummer
Formular abgesendet (Rückrufbitte, Katalogbestellung, allgemeine Formulare)
Suche auf der Website inkl. Suchbegriff
An-/Abmeldung Newsletter
Kommentar auf Blogpost sofern vorhanden
Einkauf im Shop sofern vorhanden

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

Subunternehmer

Folgende Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) werden beauftragt:

ReGuest (vioma OFFER)

Art und Zweck der Verarbeitung:

Das Softwaresystem dient der Angebotserstellung und der Angebotsverwaltung von Reservierungsangeboten für Hotelaufenthalten und der Online-Beratung von Interessenten via Messenger.

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Buchende, Reisende, Gäste und Interessenten des Auftraggebers, gewerblich wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Vorname
Name
Geburtsdatum
Nationalität
Adresse
ggf. Bankdaten
ggf. Kreditkartendaten
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Familiäres Umfeld
Auftragsdaten

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

Angaben zur Datenübermittlung:

Die personenbezogenen Daten übermitteln wir aus dem oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:

ReGuest GmbH
Kuperionstraße 34
39012 Meran
Italien

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Die ReGuest GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet.

Wir haben mit der ReGuest GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

empaction (vioma NEWSLETTER)

Das Softwaresystem dient der Anmeldung, Erstellung und dem Versand von E-Mail-Newslettern.

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Gäste, Interessenten, Kunden, Beschäftigte, Händler des Auftraggebers, gewerblich wie privat sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Vorname
Nachname
Geburtsdatum
Adressdaten
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Angaben zum familiären Umfeld
Angaben zur Bildung / Qualifizierung
Stammdaten zur Anmeldung, wie Anmeldedatum und Zeitpunkt

Beschäftigte des Auftraggebers mit Systemzugang:

Optional Vorname
Optional Nachname
Optional E-Mail-Adresse
Benutzername und Passwort

Angaben zur Datenübermittlung

Die personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:

empaction GmbH
Marktstraße 33-35
60388 Frankfurt am Main

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Die empaction GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet.

Mit der empaction GmbH wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Jira Service Desk (vioma HELPDESK)

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir nutzen Jira Service Desk, um Support-Anfragen zu unseren Software-Systemen schnell und effizient bearbeiten zu können und unseren Verpflichtungen aus dem Support-Vertrag nachzukommen.

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Auftraggeber, Partner und Reseller sowie Beschäftigte des Auftraggebers.

Art personenbezogener Daten:

Anrede
Vorname
Name
E-Mail-Adresse
Passwort
Ggf. Kontaktdaten und Jobtitel sofern Bestandteil des E-Mail Footers
Nachrichteninhalt
Ggf. Dateien, Links und Dokumente, die hochgeladen werden, um das Supportanliegen darzustellen
Meta Daten wie Daten wie Browser, IP und Zeitstempel
Status der Anfrage
Kommentare zum Status der Bearbeitung und zur Klärung des Anliegens

Angaben zur Datenübermittlung

Die personenbezogenen Daten übermitteln wir zu oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:

Atlassian Pty Ltd
c/o Atlassian Inc.
350 Bush Street
Floor 13
San Francisco, CA USA 94104

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Atlassian PTY Ltd hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet. Mit Atlassian Pty Ltd wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Weitere Infos zum Datenschutz bei Atlassian Pty Ltd finden Sie hier:
https://www.atlassian.com/de/legal/privacy-policy

Provitara (E-Mail Direktwerbeaktionen)

Art und Zweck der Verarbeitung:

Der Online-Marketing Dienstleister erbringt den Versand von Direktwerbeaktionen in Form von E-Mail-Newslettern in den eigenen E-Mail-Bestand.

Kategorien betroffener Personen:

Betroffen sind Kunden, Interessenten und Abonnenten.

Die Daten umfassen folgende Art/Kategorie:

Personenstammdaten
Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
Trackingdaten wie die IP-Adresse

Angaben zur Datenübermittlung:

Die personenbezogenen Daten werden aus oben genanntem Zweck von unserem Dienstleister verarbeitet und nicht an uns übermittelt:

provitara GmbH
Pfaffenweg 15
53227 Bonn

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Die provitara GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet. Mit der provitara GmbH wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.