Leistungsbeschreibung
– vioma GmbH –

Stand Juni 2020

Gegenstand des Auftrages

Die vioma GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers.

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vom Auftragnehmer verarbeiteten Daten sind im Einzelnen Daten in den Produkten:

• CST PRO oder Vorgängerversion Clearing Station = zentrales Verwaltungssystem zur Steuerung der Softwaresysteme von vioma. Die folgenden Module stehen unseren Kunden abhängig von der individuellen Auftragsbestätigung Verfügung:
• • vioma BOOKING = Buchungsstrecke für Einzelhotels, Appartements, Tourismusbetriebe oder Campingplätze 
  • vioma BOOKING MPE = Buchungsstrecke für Hotelportale, -kooperationen, -ketten, -gruppen
  • vioma VOUCHER = Online-Gutschein-Verkauf für Hotels und Tourismusbetriebe
  • vioma CHANNELS = zentrales System für die Synchronisation verschiedener Vertriebskanäle
  • vioma CONNECT = Schnittstelle zur Hotelsoftware, Online Payment Service Providern oder weiteren im Hotel genutzten Softwaresystemen
  • vioma DISCOUNT SYSTEM = Kundenbindungs- & Discountsystem für Hotelgäste
  • Kundenlogin = Login für Hotelgäste zur Verwaltung von Hotel-Aufenthalten
  • vioma META SEARCH = Schnittstelle zu Meta-Suchmaschinen
  • vioma BAROMETER = Bewertungs- und Umfragesystem für Hotels und Tourismusbetriebe
• vioma CONDEON = Content Management System für die Verwaltung von Websites von vioma. Die folgenden Module stehen unseren Kunden abhängig von der individuellen Auftragsbestätigung zur Verfügung:
• • Blog = Blog zur Publikation von Neuigkeiten
  • Formular = Website-Formular zur Übermittlung von Wünschen und Anfragen per E-Mail
  • Shop = Online-Shop-Funktion auf vioma-Websites zum Online-Kauf von Produkten
  • vioma NEWSLETTER (Bereitstellung: empaction GmbH) = Newslettersystem für das Abonnieren, Erstellen und Versenden von E-Mail-Newslettern
• TAO = Tracking- und Analysesystem für die Erfassung von Nutzerströmen auf Websites
• vioma OFFER (Bereitstellung: ReGuest GmbH) = System zur Erstellung und Verwaltung von Reservierungsangeboten für Hotelaufenthalte

Art der Daten/Datenkategorien

Im Bereich der CST PRO/Clearing Station umfassen die Daten folgende Art/Kategorien:

vioma BOOKING und vioma BOOKING MPE

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Buchungsinteressenten, Reisende, ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

Buchender & Buchungsinteressent:

• Anrede
• Akademischer Titel
• Vorname
• Nachname
• Optional Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Optional: Anschrift (Firma oder Adresszusatz, Straße, PLZ, Ort, Land)
• Zahlungsart (bei Kreditkartenzahlung: Karteninhaber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Bei SEPA-Zahlung: Inhaber, IBAN, BIC)
• Kundennummer
• Zahlungs-ID
• Freitextfeld "Anmerkungen & Wünsche"
• Optional: wie die Webseite gefunden wurde inkl. Freitextfeld
• Optional: Checkbox zum Anfordern von Infomaterial
• Optional: Checkbox für den Erhalt des E-Mail-Newsletters
• Optional: Checkbox für die Erstellung eines Kundenkontos mit Buchungshistorie
• Optional: Checkbox für den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung, die gebuchte Police wird bei Aktivierung gespeichert
• Checkbox für die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung
• Checkbox für die Kenntnisnahme der AGB
• Checkbox für Visumsinfo
• Checkbox für Pauschalreiseinfo

Reisende:

• Personentyp "Erwachsener" oder sofern nicht Erwachsener gewählt wird, dann „Alter des Kindes“
• Optional: Anrede, Akademischer Grad, Vorname, Nachname
• Optional: Geburtsdatum

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

vioma VOUCHER

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Schenkende und Beschenkte, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• Anrede, Vor- und Nachname des Beschenkten
• Versandart
• Bei Versand per E-Mail: E-Mail-Adresse des Empfängers
• Bei Versand per Post: Postalische Adresse des Empfängers
• Optional: Umsatzsteuer-ID bei Firmenkunden
• Vor- und Nachname, sowie E-Mail-Adresse von Mitarbeitern des Auftraggebers mit Systemzugang

vioma CHANNELS

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• vioma CHANNELS überträgt Daten, die auf angeschlossenen Buchungsplattformen wie booking.com, Expedia oder hrs.de für die Bearbeitung der Hotelreservierung erhoben werden an das Hotel. Welche Buchungsplattformen angeschlossen sind und welche Daten je Plattform erhoben und übertragen werden, hängt von den Verträgen des Hotels mit dem jeweiligen Anbieter der Buchungsplattform ab.
• Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:
• • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse

vioma CONNECT

Kategorien betroffener Personen:
Die Kategorien betroffener Personen richten sich nach dem System, das über die Schnittstelle angebunden wird. Welche Betroffenen das im Einzelnen sind, kann in dieser Leistungsbeschreibung unter dem Namen des jeweiligen Systems nachgelesen werden.

• vioma CONNECT überträgt die Daten, die in den angeschlossenen vioma Softwaresystemen, wie vioma BOOKING, oder vioma VOUCHER erhoben werden an das Hotel. Welche Daten das im Einzelnen sind, kann in dieser Leistungsbeschreibung unter dem Namen des jeweiligen Systems nachgelesen werden.
• Wird statt einem vioma Softwaresystem ein Payment Service Provider über vioma CONNECT angeschlossen, speichert vioma CONNECT die Transaktions-ID des Providers und den Status der Zahlung (Zahlung erfolgreich, Zahlung abgebrochen).

vioma DISCOUNT SYSTEM

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• Abfrage von Bonuscodes

Kundenlogin

• Benutzername und Passwort 
• Vorname
• Nachname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnumer
• Fax
• Geburtstag
• Login

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

vioma META SEARCH

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende und ggf. Mitreisende, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• Meta-Search-Tracking-Info (Buchungsreferenz, Advertiser-ID, & Kanal-ID)
• Hotel-ID
• Buchungs-ID
• Anreisedatum
• Abreisedatum
• Buchungsbetrag / Rückerstattungsbetrag
• Währung

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

vioma PAY

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• Angeforderter Betrag
• Transaktions-ID der CST
• Die Buchungs-ID
• Vorgangs-ID (Falls das Service-Center der CST PRO / Clearing Station genutzt wird)

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

vioma BAROMETER 

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Gäste des Hotels, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• Kunden-ID aus der Hotelsoftware
• Titel
• Akademischer Grad
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Sprache
• Postalische Adresse
• Gebuchtes Zimmer
• Erstgast/Stammgast
• Ausgaben für den Aufenthalt in EUR
• Aufenthaltszeitraum von/bis
• Buchungszeitpunkt
• Aktueller Buchungsstatus (Angefragt, Reserviert, Gebucht, Ausgecheckt)
• Anzahl Erwachsene / Kinder
• Gästetyp (Individual, Business)
• Genutzte Leistungen im Hotel (Module)
• (Text)Bewertungen der genutzten Leistungen

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

vioma CONDEON 

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Websitebesucher, Interessenten und Kunden, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

Condeon Systemzugang

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

• vioma Condeon enthält einen Formular-Generator, Kunden können Pflichtfelder, Wahlfelder und Speicherdauer der Angaben in den Feldern frei konfigurieren.

Condeon Blog Kontakt Modul 

• Anrede
• Optional: Akademischer Titel
• Name
• Vorname
• E-Mail-Adresse Privat
• Passwort
• Optional: E-Mail-Adresse geschäftlich
• Optional: Straße
• Optional: PLZ
• Optional: Stadt
• Optional: Land
• Optional: Telefonnummer
• Optional: Homepage URL
• Datum der Einwilligung in die Verarbeitung
• Datum des Rücktritts von der Einwilligung
• Anmerkung (Freitext)

Condeon Blog Kommentar 

• Name
• E-Mail-Adresse
• Titel (Freitext)
• Anmerkung (Freitext)

Condeon Shop Einkauf

Lieferadresse:

• Anrede
• Vorname
• Name
• Optional: Firma
• Straße
• PLZ
• Stadt
• Land
• Telefonnummer
• Steuernummer (Pflicht für Italien)
• Anmerkungen (Freitext)

Interne IDs zum Kauf (generiert):

• Vorgangsnummer
• Rechnungsnummer
• Zahlungsnummer (Schnittstelle)

TAO 

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Websitebesucher, Interessenten und Kunden, gewerblich, wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

• IP Adresse
• Besuchte Seiten (URL)
• Technische Daten des Browsers (Bildschirm-Auflösung, Sprache, Software, Browserkennung)
• Service Provider
• Referrer
• Kampagne durch die der Besucher auf die Website gelangt ist, falls vorhanden
• Anfrage/Buchungsanfrage/Buchungen
• Angefragte/gebuchte Angebote (Zimmer, Pauschalen, Programme) inklusive Wert - sofern vorhanden
• Geschlecht, Stadt, Land, Anzahl Personen, Zielzeitraum - sofern vorhanden
• Externe CST Anfrage/Buchungs-ID
• Interaktionen auf der Website (Aktion und Zeitpunkt. Keine Daten aus der Aktion selbst)
• Klick auf E-Mail-Adresse
• Klick auf Telefonnummer
• Formular abgesendet (Rückrufbitte, Katalogbestellung, allgemeine Formulare)
• Suche auf der Website inkl. Suchbegriff
• An-/Abmeldung Newsletter
• Kommentar auf Blogpost sofern vorhanden
• Einkauf im Shop sofern vorhanden

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

Subunternehmer

Die Leistungen der vioma GmbH werden grundsätzlich innerhalb der EU erbracht, können auf Wunsch des Auftraggebers auch ganz oder teilweise an weiteren Standorten außerhalb der EU erbracht werden.
Folgende Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) werden beauftragt:

ReGuest (vioma OFFER)

Art und Zweck der Verarbeitung:
Das Softwaresystem zur Angebotserstellung und zur Angebotsverwaltung von Reservierungsangeboten für Hotelaufenthalten dient der Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen sowie der Abwicklung von Aufträgen.

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Buchende, Reisende, Gäste sowie Interessenten des Auftraggebers, gewerblich wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

Die Daten umfassen folgende Art/Kategorie:

• Vorname
• Name
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Adresse
• ggf. Bankdaten
• ggf. Kreditkartendaten
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Familiäres Umfeld
• Auftragsdaten

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

Angaben zur Datenübermittlung
Die personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:

ReGuest GmbH
Kuperionstraße 34
39012 Meran
Italien

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Die ReGuest GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet. Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. 

Weitere Infos zum Datenschutz der ReGuest GmbH finden Sie hier:
https://www.reguest.io/de/information/datenschutzerkl%C3%A4rung/5-0.html

empaction (vioma NEWSLETTER)

Das Softwaresystem dient der Erstellung und dem Versand von E-Mail-Newslettern.

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Gäste, Interessenten, Kunden, Mitarbeiter, Händler des Auftraggebers, gewerblich wie privat sowie zusätzlich Mitarbeiter des Auftraggebers.

Die Daten umfassen folgende Art/Kategorie:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Adressdaten
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Angaben zum familiären Umfeld
• Angaben zur Bildung / Qualifizierung
• Stammdaten zur Anmeldung, wie Anmeldedatum und Zeitpunkt

Mitarbeiter des Auftraggebers mit Systemzugang:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

Angaben zur Datenübermittlung 
Die personenbezogenen Daten übermitteln wir aus oben genanntem Zweck an unseren Dienstleister:

empaction GmbH
Maktstraße 33-35
60388 Frankfurt am Main

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet und nicht für eigene Zwecke des Dienstleisters genutzt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht.
Die empaction GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet. Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. 

Weitere Infos zum Datenschutz der empaction GmbH finden Sie hier: https://empaction.com/de/datenschutz.html

Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. 

Die vioma GmbH behält sich vor, geeignete weitere Dienstleister hinzuzuziehen, oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern zu beenden. In beiden Fällen informiert die vioma GmbH den Auftraggeber so frühzeitig wie möglich. 

Provitara (E-Mail Direktwerbeaktionen an Kaufadressen)

Art und Zweck der Verarbeitung:
Der Online-Marketing Dienstleister erbringt den Versand von E-Mail-Direktwerbeationen in den eignene E-Mail-Bestand in Form von E-Mail Newslettern.

Kategorien betroffener Personen:
Betroffen sind Kunden, Interessenten und Abonennten.

Die Daten umfassen folgende Art/Kategorie:

• Personenstammdaten
• Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
• Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
• Trackingdaten wie die IP-Adresse

Angaben zur Datenübermittlung 
Die personenbezogenen Daten werden aus oben genanntem Zweck von unserem Dienstleister verarbeitet und nicht an uns übermittelt:

provitara GmbH
Pfaffenweg 15
53227 Bonn

Ihre Daten werden vom Dienstleister ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht. Die provitara GmbH hat sich zum Datenschutz-gerechten Umgang mit den übermittelten Daten verpflichtet. Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. 

Weitere Infos zum Datenschutz der provitara GmbH finden Sie hier:
https://www.provitara.com/datenschutz