Systeme Wiki: Was ist eine Hotel Buchungsmaschine?
Begriff: Buchungsmaschine
Um den Online Vertrieb für Hotelzimmer, Urlaubsangebote und Gutscheine auf ihrer Website optimieren zu können, setzen viele Hotels auf eine Buchungsmaschine. Was eine Buchungsmaschine für Hotels erledigen kann und wie sie funktioniert, beschreibt dieser Artikel.
Was ist eine Hotel Buchungsmaschine?
Unter einer Hotel Buchungsmaschine (auch Hotel Buchungsstrecke, Internet Booking Engine oder Hotel-Buchungssystem) versteht man eine Oberfläche auf der Website, die die Möglichkeit bietet Zimmer und Angebote direkt online zu buchen. Im Gegensatz zu Anfrageformularen sind Abschlüsse in Buchungsmaschinen verbindlich. Hotel Buchungsstrecken weisen darüber weitere Features auf, so werden etwa auch der Bezahlprozess oder zusätzliche Leistungen mit in die Buchungsstrecke integriert.
Woraus besteht eine Hotel Buchungsmaschine?
Im Kern besteht eine Hotel Buchungsmaschine aus folgenden Komponenten:
- Buchungskalender: Zeigt in einer Buchungsmaske die Tage an, an denen Zimmer zur Buchung bereit stehen
- Zimmerauswahl: Nach Zimmerkategorie, mit Auswahl zur Filterung für die Anzahl Erwachsener und Kinder je Zimmer
- Automatisierte Preisberechnung für die jeweilige Auswahl
- Verpflegungsauswahl
- Persönliche Angaben und Zahlungsart
Häufig haben Hotel Buchungssysteme außerdem folgende Features im Einsatz:
- Gutscheincodes einlösen
- Angebotsauswahl bzw. Auswahl von Pauschalen
- Zimmeroptionen, etwa ein Late-Check-Out
- Zusatzleistungen wie Massagen, Wellnessanwendungen und ähnliche optionale Programme
Wie funktioniert eine Buchungsmaschine?
Da die Hotel Buchungsmaschine per se nur die Oberfläche für eine Buchung auf der eigenen Webseite bereitstellt, muss sie auch mit einem Hotel-Verwaltungssystem gekoppelt werden. Das funktioniert über einen Schnittstelle oder über einen Channel Manager, der die Buchungsstrecke etwa mit dem eigenen Property Management System (PMS) und weiteren Ausgangskanälen, z.B. Online Buchungsportalen wie booking.com, verbindet. So können die Preise und Verfügbarkeiten direkt im PMS gepflegt werden, und die Buchungsstrecke liefert diese Daten anschließend auf der Website aus.
Welche Vorteile ergeben sich?
Im Gegensatz zu reinen Anfrageformularen ist eine Hotel Buchungsmaschine darauf ausgelegt, verbindliche Buchungen durchzuführen und den formalen Arbeitsaufwand auf beiden Seiten deutlich zu reduzieren. Schlussendlich funktioniert ein solches Buchungssystem wie ein Online Shop - nur, dass keine Produkte verkauft werden, sondern Aufenthalte und Zimmer. Als Hotelier kann man sich sicher sein, dass eine Buchung eine Buchung ist - und als Gast kann man sich sicher sein, dass man auf jeden Fall eine Reservierung durchgeführt hat.
Eignet sich eine Buchungsmaschine für mein Hotel?
Grundsätzlich empfielt sich der Einsatz einer Hotel Buchungsmaschine auch schon für kleine Hotels. Anfallende Kosten oder Gebüren für den Einsatz einer Buchungsmaschine gehen gleichzeitig mit der Reduzierung von Arbeits- und Kommunikationsaufwand mit den potentiellen Gästen einher.
Dazu kommt, dass der Einsatz einer Buchungsmaschine auch ein "professionelles Licht" auf den tatsächlichen Buchungsprozess legt. Während potentielle Urlaubsgäste bei Anfrageformularen häufig noch abspringen oder sich bei anderen Hotels umschauen, ist ein Buchungsabschluss ein vertraglich festgesetzter und unkomplizierter Weg, den Gast schnell zu seinem Ziel zu bringen: Einen Urlaub tatsächlich zu buchen.
Welche Voraussetzungen muss ich als Hotelier schaffen?
Um eine Hotel Buchungsmaschine einsetzen zu können, benötigen Sie eine eigene Webseite mit einer entsprechenden Unterseite, wo Sie die Buchungsmaske einsetzen möchten. Darüber hinaus benötigen Sie mindestens entweder ein Online Verwaltungssystem für die Buchungen, oder einen Channel Manager der sich an Ihr PMS anbinden kann.
Optional überlegenswert wären zusätzliche Systeme, die das arbeiten und anbieten von Zusatzleistungen vereinfachen. Etwa ein Gutscheinsystem, wenn die Buchungsmaschine diese unterstützt. Oder zusätzliche Schnittstellen, um an Meta Search Systeme (etwa Google, Trivago oder Tripadvisor) sowie andere Buchungsportale (booking.com, HRS oder Expedia) angebunden zu werden.
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